Sommige mensen denken dat communiceren begint met spreken of reageren. Dat is natuurlijk niet waar. Communiceren begint met luisteren. Actief luisteren welteverstaan. Dus wanneer u iets wenst te communiceren aan uw klanten, opdrachtgevers of medewerkers probeer dan eerst te begrijpen wat de boodschap moet zijn als antwoord op hun vragen. Dat is wel even een omslag denk ik. Wanneer we mensen feedback willen geven moet dat een bijdrage leveren om op een positieve wijze verder te komen. Wanneer feedback uitloopt op het langs elkaar heen praten en het spuien van ongenoegen is er iets danig misgegaan. Je ziet dat nog weleens bij klachtenafhandeling of een belangrijk bericht voor medewerkers of opdrachtgevers. En juist bij belangrijke mededelingen is het heel essentieel om miscommunicatie uit te sluiten. Dus actief luisteren is een techniek om de problemen adequaat te analyseren, de gesprekspartner goed te begrijpen en vervolgens alert te reageren. Dat scheelt een jas bij de communicatie met klanten en opdrachtgevers. Ook draagt het op een niet mis te verstane wijze bij aan het communiceren van ondernemer naar klant en van klant naar medewerkers. Wanneer deze communicatieve driehoek goed functioneert stimuleert dat alle partijen om het contact te zoeken. Dit geldt niet alleen bij verbale communicatie maar ook bij de content van magazines, brochures en websites. Helder en doelgericht communiceren is een kunst.
Soms krijg je van die folders en brochures opgestuurd die eigenlijk ongelezen in de prullenbak verdwijnen. Bevatten ze dan geen informatie? Ja, wellicht wel. Maar de zender is er klaarblijkelijk niet in geslaagd om de boodschap kernachtig en aantrekkelijk te verpakken. Persoonlijk ter naam gestelde berichten komen met een andere betekenis binnen. Doordat de zender weet wat de ontvanger raakt, interesseert en bezighoudt is er een zekere uitdiepingsslag gemaakt. Het raakt direct de kern. Relevante informatie en geen gestandaardiseerde inleidende frases. Kijk, dat komt anders binnen. Naast de tekst is uiteraard het geheel van de folder, brochure of nieuwsbrief van groot belang. Het moet natuurlijk stijlvol ogen, aantrekkelijk en herkenbaar voor uw organisatie.
De communicatie moet kloppen. Zowel schriftelijk, via het web als ook mondeling. Zo creëer je een herkenbare stijl. De aantrekkelijkheid van de boodschap is enorm belangrijk voor de concentratie van de lezer of toehoorder. Het moet niet zo zijn dat men in slaap sukkelt wanneer je een belangrijke boodschap hebt te melden. Sommige mensen spreken zo eentonig en saai dat iedere presentatie een uitputtingsslag wordt. Geef je weleens presentaties, moet je weleens ‘optreden’ op beurzen of manifestaties? Denk goed na over de boodschap die je wilt brengen. Zorg ook op de stand voor een herkenbare vormgeving, zorg voor pakkende teksten en ondersteun je verhaal door presentaties. Gebruik geen populaire taal of beelden. Houdt het bij het hoogstnoodzakelijke. Raak ook hier de kern.
